Praktisk guide: 6 steg för att välja nytt affärssystem

Sammanfattning: Att välja ett nytt affärssystem är ett av de mest strategiska besluten ett företag kan fatta. Det påverkar inte bara ekonomin, utan formar också framtidens arbetsflöden och effektivitet. Ett välfungerande system blir en motor för tillväxt, medan ett felaktigt val kan leda till onödiga kostnader och frustration. För att navigera i djungeln av alternativ har vi satt ihop en praktisk guide i sex steg som säkerställer att ni hittar den lösning som bäst matchar er verksamhets specifika behov, från en grundlig behovsanalys och marknadsundersökning till total kostnadsanalys och det slutgiltiga beslutet.

Steg 1: Gör en grundlig behovsanalys

Innan ni ens börjar titta på leverantörer måste ni ha en klar bild av era behov. Skapa en projektgrupp som inkluderar nyckelpersoner från olika delar av företaget, som ekonomi, försäljning och lager, för att identifiera era verkliga utmaningar.

• Vilka problem ska systemet lösa? Är det långsamma manuella processer, brist på realtidsrapportering eller svårigheter med att hantera orderflöden?
• Vilka funktioner är avgörande? Gör en lista med krav som delas upp i "måste-ha" och "bra-att-ha". Exempel kan vara integration med e-handel, avancerad projektstyrning eller automatisering av fakturering.
• Vilka system måste det nya affärssystemet integrera med? Tänk på banksystem, lönesystem eller logistikpartners.

En väl genomförd behovsanalys är grunden för hela projektet och minskar risken för att ni hamnar med ett system som inte lever upp till förväntningarna.

Steg 2: Undersök marknaden och gör ett urval

När ni har er kravlista i handen är det dags att börja titta på utbudet på marknaden. Syftet med detta steg är att identifiera 3–5 affärssystem som är värda att titta närmare på.

Börja med att göra en bredare sökning. Titta på system som används inom er bransch och fråga kollegor i liknande företag om deras erfarenheter.

När ni har en initial lista, granska varje potentiell leverantör utifrån följande punkter:

• Typ av system: Väg för- och nackdelar med molnbaserat (SaaS) kontra lokalt installerat (on-premise) system.
• Branschfokus: Välj en leverantör som har erfarenhet av att arbeta med företag i er storlek och bransch.
• Skalbarhet: Välj ett system som kan växa med er verksamhet.
• Användarvänlighet: Se om det finns videor eller demos av systemet tillgängliga. Detta ger er en känsla för hur gränssnittet ser ut.
• Integrationsmöjligheter: Se hur väl systemet kan integrera med era befintliga verktyg, som exempelvis banksystem eller e-handel.
• Support och utbildning: Ta reda på hur supporten fungerar och vilka utbildningsmöjligheter som finns.

Genom att vara noggranna i denna fas lägger ni grunden för en effektiv utvärderingsprocess.

Steg 3: Börja be om demos

Kontakta de utvalda leverantörerna och be om en skräddarsydd demo. Skicka er kravlista i förväg så att de kan visa hur systemet hanterar just era specifika processer. Se till att alla som kommer att använda systemet deltar under demon så att de kan ställa sina egna frågor. Låt dem testa systemet för att se hur intuitivt det känns.

Steg 4: Gör en total kostnadsanalys

När ni har minskat ner listan till era 2–3 favoriter är det dags att se bortom den initiala prislappen. Begär en detaljerad offert från leverantören som tydligt specificerar alla kostnader. Gör en total kostnadsanalys (Total Cost of Ownership, TCO) som inkluderar alla utgifter över en femårsperiod, inte bara licensavgiften.

• Licens- eller prenumerationsavgifter: Vad kostar det per användare eller månad?
• Implementeringskostnader: Vad kostar det att få systemet på plats? Ingår till exempel datamigrering och installation?
• Utbildning: Vad kostar det att utbilda all personal i det nya systemet?
• Support och underhåll: Vad kostar den löpande supporten? Finns det avgifter för uppdateringar eller buggfixar?
• Integrationskostnader: Vad kostar det att integrera med era befintliga system?

Steg 5: Kontrollera referenser och avtal

En demo visar systemet i en perfekt miljö. För att få en sann bild, be om referenser. Prata med företag som liknar ert och fråga om deras erfarenheter av implementeringen, supporten och systemets prestanda i praktiken. Gå också igenom det föreslagna avtalet noga. Läs avtalet med kritiska ögon och se till att ni förstår alla villkor, inklusive uppsägningsregler och vad som ingår i supporten.

Steg 6: Fatta det slutgiltiga beslutet

Samla all information ni har fått in. Jämför de kvarvarande alternativen utifrån er kravlista, totala kostnader och referenser. Skapa en matris för att objektivt poängsätta varje system. Låt inte känslan styra beslutet helt, utan basera det på en kombination av fakta, funktionalitet och tillit till leverantören.

Det bästa valet för framtiden

När ni närmar er det slutgiltiga valet, leta efter ett affärssystem som är byggt för kontinuerlig tillväxt. För medelstora och växande företag som ställer höga krav på effektivitet och insyn, är det avgörande att systemet levererar realtidsinsikter i alla delar av verksamheten, från redovisning till lagerhantering och projektstyrning. Ett utmärkt exempel på en lösning som uppfyller dessa krav är Visma Net affärsystem.

Visma Net är ett system som är designat för att hantera komplexiteten i en snabbväxande verksamhet utan att kräva dyra anpassningar. Dessutom har Visma Net ett öppet API som garanterar sömlös integration med alla era andra affärsapplikationer och banktjänster, vilket gör att information flödar fritt och besluten kan fattas snabbare och på bättre grund. Istället för att vara enbart en administrativ kostnad, är Visma Net affärssystemet som blir en strategisk plattform som driver hela företaget framåt.

Author: William Johansson
William Johansson är Channel Sales Manager och produktexpert på Visma Software. Med flera år som konsult inom ERP-branschen besitter han en bred kompetensbas. Med en djup förståelse för både teknik och kundprocesser, samt operativ erfarenhet från komplexa affärssystemsbyten, är hans huvudfokus att matcha kunder med rätt affärssystemslösningar utifrån deras unika behov.