CFO:ns guide till smarta systeminvesteringar

Som CFO är din främsta uppgift att säkerställa att varje investering bidrar till företagets tillväxt. Men hur ser du på era system? Är de en strategisk tillgång eller en dyr IT-kostnad som hindrar er från att nå er fulla potential?

Denna guide ger dig ett konkret ramverk för att svara på den frågan. Genom att systematiskt utvärdera de dolda kostnaderna och ineffektiviteterna i ert nuvarande system får du verktygen att bygga ett datadrivet business case. Guiden hjälper dig att räkna fram den totala ägandekostnaden (TCO) och kvantifiera den strategiska avkastningen (ROI) för en modern plattform,  samt ger dig en checklista för att välja rätt partner.

Är ert nuvarande affärssystem en kostnad snarare än en tillgång?

Som CFO granskar du varje investering och budgetpost för att säkerställa att företagets kapital maximerar sitt värde. Men en av de mest affärskritiska plattformarna, affärssystemet, klassas ofta slentrianmässigt som en IT-kostnad.

Det är ett perspektiv som moderna och  snabbväxande företag inte längre har råd med.

Ett föråldrat system är inte en passiv kostnadspost. Det är en aktiv belastning som dränerar resurser genom dolda ineffektiviteter, höga underhållskostnader och framför allt förlorade affärsmöjligheter. Ett modernt affärssystem, å andra sidan, är en strategisk tillgång. En motor som driver effektivitet, möjliggör smartare beslut och skapar en skalbar grund för framtida tillväxt.

Denna guide ger dig ett konkret ramverk för att:
1. Diagnostisera den verkliga hälsan och kostnaden för ert nuvarande system.
2. Bygga ett vattentätt, datadrivet business case för en investering i en modern plattform.

Del 1: Är ert system en tillgång eller en belastning?

Använd denna del för att snabbt utvärdera ert nuvarande systems verkliga tillstånd. Om ni svarar "Ja" på fler än tre av dessa frågor är det en stark indikation på att ert system har blivit en belastning som aktivt bromsar verksamheten.

Finansiella varningssignaler

→ Fråga 1: Överstiger de årliga kostnaderna för underhåll, support och externa konsulter 15-20% av den ursprungliga investeringskostnaden?
- Ett ja här tyder på en hög TCO (Total Cost of Ownership) där ni betalar för att underhålla det gamla istället för att investera i det nya.

→ Fråga 2: Har er totala ägandekostnad (TCO) ökat, eller varit oförändrad men utan att ge nytt värde, de senaste tre åren?
- Ett ja indikerar att systemet kräver mer resurser för att upprätthålla samma funktion, ett tydligt tecken på teknisk skuld.

→ Fråga 3: Behöver ni regelbundet betala extra för tilläggsmoduler eller anpassningar för funktioner som borde vara standard. T.ex. avancerad rapportering, bankintegration)?
- Ett ja signalerar att ni är inlåsta i en omodern och oflexibel plattform.

Operativa ineffektiviteter (dolda kostnader)

→ Fråga 4: Lägger ekonomiavdelningen och andra team mer än 10 timmar varje månad på manuell datainmatning, export/import till Excel eller att stämma av data mellan olika system?
- Räkneexempel: 10 timmar/månad x 12 månader x 450 kr/tim = 54 000 kr i dold personalkostnad per år.

→ Fråga 5: Tar det mer än en arbetsdag för ledningen att få fram en kritisk, kundanpassad affärsrapport?
- Ett ja betyder att ni fattar beslut baserat på föråldrad information, vilket minskar er agilitet och konkurrenskraft.

→ Fråga 6: Använder era medarbetare regelbundet Excel eller andra externa verktyg för processer som egentligen borde hanteras i affärssystemet?
- Detta är ett klassiskt tecken på ett system som inte möter verksamhetens behov, vilket skapar datasilor och ökar risken för manuella fel.

Strategiska Bromsklossar (alternativkostnader)

→ Fråga 7: Har systemets tekniska begränsningar och stelbenthet hindrat er från att snabbt lansera en ny affärsmodell, produktlinje eller expandera till en ny marknad?
- Här ligger den största dolda kostnaden i förlorad intäkt och strategisk tillväxt.

→ Fråga 8: Saknar ni en samlad, pålitlig realtidsvy över hela verksamheten (från sälj och lager till ekonomi) i en och samma dashboard?
- Ett ja indikerar att ni styr verksamheten “med hjälp av backspegeln istället för en GPS”.

→ Fråga 9: Utgör systemet en säkerhetsrisk på grund av föråldrad teknik, eller är det svårt att säkerställa regelefterlevnad (compliance) som GDPR?
- Ett ja innebär en direkt finansiell och varumärkesmässig risk.

Del 2: Kalkylen: Räkna fram den verkliga kostnaden för ert gamla system

Ett välgrundat beslut om en framtida systeminvestering börjar med en ärlig analys av vad ni verkligen betalar idag. För att skapa ett rättvist beslutsunderlag behöver ni se till den totala ägandekostnaden (TCO), som är mycket mer än bara licenser och support. Följande struktur hjälper er att identifiera och sammanställa alla relevanta kostnadsposter:

A) Direkta kostnader

• Licenser & abonnemang: Årliga eller månatliga avgifter.

• Support- & underhållsavtal: Avgifter för att få tillgång till support och uppdateringar.

• Hårdvara & hosting: Kostnader för servrar, databaser, underhåll och lokaler (om on-premise).

• Planerade uppgraderingar: Projektkostnader för större systemuppdateringar.

B) Indirekta & dolda kostnader

• Externa konsultarvoden: Kostnader för anpassningar, integrationer och support som inte ingår i standardavtalet.

• Intern IT-personals tid: Antal timmar IT-avdelningen lägger på drift, underhåll och problem i det gamla systemet istället för på värdeskapande projekt.

• Förlorad produktivitet: Kostnaden för manuella "workarounds", som exempelvis dubbelinmatning och långsamma processer som identifierades i Del 1.

• Tredjepartsprogram: Licenskostnader för externa system (t.ex. rapportverktyg, lönesystem, bankintegrationer) som behövs för att kompensera för affärssystemets brister.

När du summerar A och B har du en mycket mer rättvisande bild av vad ert nuvarande system faktiskt kostar er varje år.

Del 3: Business Caset: Så räknar ni hem investeringen i en modern plattform

A) Hård ROI (Direkta, mätbara besparingar)

Minskade IT-kostnader: Genom att byta från en lokal serverlösning (on-premise) till en molntjänst (SaaS) elimineras kostnader för hårdvara, underhåll och tunga uppgraderingsprojekt. Detta ger en förutsägbar och ofta lägre månadskostnad.

Automatiseringsvinster: Kvantifiera tidsbesparingen från att automatisera tidskrävande processer. Exempelvis:
- Automatisk matchning av leverantörsfakturor kan spara 5 minuter per faktura.
- Automatiserad bankavstämning kan spara 8-10 timmar varje månad.
- Automatisk generering av månadsrapporter kan frigöra 1-2 arbetsdagar för er Controller.

Eliminerade licenskostnader: Räkna bort de årliga kostnaderna för de tredjepartssystem som inte längre behövs när funktionaliteten finns inbyggd i den nya, enhetliga plattformen.


B) Strategisk ROI (Värdeskapande & Riskminimering)

Detta är systemets verkliga värde som en tillgång. Dessa punkter är väsentlig att lyfta i en diskussion med ledningsgruppen.

Optimerat rörelsekapital: Med bättre prognosverktyg och realtidsdata från hela verksamheten kan ni optimera lagernivåer och minska kapitalbindningen. En 10% minskning av lagervärdet kan frigöra betydande likviditet.

Snabbare "Time-to-Market": En flexibel plattform gör det möjligt att snabbt konfigurera systemet för att stödja nya affärsmodeller, produkter eller geografiska marknader är en avgörande konkurrensfördel.

Bättre och snabbare beslut: När ledningen har tillgång till korrekta nyckeltal i realtid kan ni agera proaktivt på trender och möjligheter. Detta kan direkt påverka marginaler genom bättre prissättning, effektivare resursallokering och skarpare kostnadskontroll.

Minskad affärsrisk: En modern molnplattform är överlägsen när det kommer till  säkerhet, garanterad drifttid (uptime) och inbyggt stöd för regelefterlevnad, vilket minimerar risken för kostsamma incidenter.

Del 4: Investeringskriterierna: CFO:ns checklista för att välja rätt partner och plattform

När business caset är på plats återstår det sista steget; att välja rätt system. Använd denna checklista för att utvärdera potentiella leverantörer och plattformar ur ett finansiellt och strategiskt perspektiv.

• Skalbar prismodell:
  Undvik dolda kostnader. Kräv en tydlig prismodell som är förutsägbar och som kan skalas upp (och ner) i takt med att er verksamhet förändras. Förstå exakt vad som ingår.
  
  
• En sann partner, inte bara en leverantör:
  Välj en partner som investerar i sin plattforms framtid. Har de en tydlig och trovärdig roadmap för utveckling inom områden som automation och AI? Kommer de att agera som en strategisk rådgivare för er?
  
  
• Enhetlig och öppen plattform:
  Säkerställ att ni investerar i en genuint enhetlig plattform som ger er en källa till sanning. Är systemet byggt på en modern arkitektur med öppna API:er som gör det enkelt att integrera med andra specialsystem? Undvik ett lapptäcke av förvärvade, dåligt integrerade system.
  
  
• En komplett bild av Total Cost of Ownership (TCO):
  Kräv en fullständig bild av den totala kostnaden över en 3-5 års period. Detta måste inkludera implementation, utbildning, support och eventuella anpassningar. En seriös partner hjälper er att räkna fram detta.
  
  

Genom att systematiskt gå igenom dessa fyra delar kommer du som CFO inte bara kunna bygga ett stabilt business case, utan också säkerställa att er nästa systeminvestering blir precis vad den ska vara; en av företagets mest värdefulla tillgångar.