Ekonomiavdelningen 2025: Folk slits ut på sin arbetsplats

På senare tid har flera rapporter släppts inom området ekonomers arbetsvardag och effektivitet. Vi har träffat Jan Söderqvist, branschexpert och rådgivare inom området. Jan har nyligen släppt rapporten "Framtidens redovisning – Påverkansfaktorer och trender", och Visma Software har nyligen publicerat rapporten "Ekonomiavdelningens kamp mot klockan", som båda visar upp en dyster verklighet för ekonomer.

Vilka är de största orsakerna till den höga arbetsbelastningen och hur kan företag skapa en mer hållbar arbetsmiljö för sin ekonomifunktion? Hur kan man ligga steget före sina konkurrenter och vad är det tydligaste tecknet på att ens nuvarande affärssystem inte stödjer verksamhetens tillväxt? Vi reder ut svaren i intervjun.

Jan, vilka likheter ser du mellan dessa två rapporter?

Om vi börjar med de rapporter som jag har skrivit så tittar jag ju specifikt på redovisningsbranschen. Men man skulle kunna säga att redovisningsbranschen egentligen är ekonomiavdelningen för väldigt små företag. Dock kan man säga att man också arbetar med stora företag och blir också stora företagets ekonomiavdelning.

Så jag skriver mycket om vad vi ser framåt inom redovisningsbranschen och hur den kommer att utvecklas framåt till 2030.

Jag har också läst er rapport som jag tycker är väldigt, väldigt bra. Ni har ju gjort en väldigt tydlig undersökning här. Ni har frågat många människor, över 700 tror jag, som jobbar på en ekonomiavdelning.

Vad som slår mig är likheterna mellan redovisningsbyrå kontra en ekonomiavdelning. Den tydligaste likheten är arbetsbelastningen och att personalen upplever en väldig stress på sina arbetsplatser. Det gäller både ekonomiavdelningen men också redovisningsbyrån.

"Folk slits ut på sina arbetsplatser"

Vilka är de största orsakerna till den höga arbetsbelastningen inom ekonomifunktionen?

Ja, det är ganska tydligt egentligen. Både inom redovisningsbyrån men också på ekonomiavdelningen jobbar man väldigt mycket manuellt. Det kan handla om till exempel att man arbetar med avstämningar manuellt, att man matar in information manuellt och arbetar mycket visuellt med reskontror.

Det här tar tid och genererar också naturligtvis väldigt mycket fel, både på redovisningsbyrån men också på ekonomiavdelningen.

Vilka risker ser du med att ekonomiavdelningen utsätts för hög arbetsbelastning under längre perioder, både för medarbetarna och för företagets resultat?

Ja, för det första så blir det ju ineffektivt, och ineffektivitet kostar pengar. Effektivitet är väldigt viktigt, och det gäller svenska företag, speciellt inom Europa.

Tittar man på ESG-direktiven så handlar det ju också om miljön. Att arbeta manuellt innebär också väldigt mycket papper, och papper ska vi ju försöka undvika så mycket vi någonsin kan.

Den sociala miljön påverkas också. Vi ser att folk slits ut på sina arbetsplatser. Det händer inom redovisning, inom revision men också på ekonomiavdelningar. Det här blir ett tydligt problem, särskilt för yngre människor som vill in i branschen. De börjar jobba som ekonomer men efter några år ser vi att många faktiskt slutar och byter bransch.

Nästan hälften av ekonomicheferna har inte tid för affärsutveckling enligt nya rapporter. Vad får det för konsekvenser?

Det får ju konsekvenser i form av att man inte har tid att affärsutveckla verksamheten. Det gör att verksamheterna blir ineffektiva, och som jag sa tidigare, ineffektivitet kostar pengar. Det blir en belastning i resultaträkningen, men vi tappar också konkurrenskraft gentemot andra företag runt om i världen.

Hur kan företag skapa en mer hållbar arbetsmiljö för sina ekonomiavdelningar?

En viktig sak är att skapa tid och kapacitet, och det gör man bäst genom att faktiskt nyttja den teknik som finns. Idag finns teknik för att automatisera och digitalisera. För att skapa mer tid handlar det om att använda den här tekniken fullt ut, och där är vi i Sverige ganska dåliga.

Tittar vi till exempel på digitala fakturor, så är det bara 20–30 % av alla fakturor i Sverige som är digitala. Jämför vi med våra nordiska grannar som Norge, Finland och Danmark så är den siffran 80 %.

"Nu går det inte längre att stå utanför utvecklingen"

Vad tror du gör att företag håller fast vid manuella processer trots deras ineffektivitet?

Jag tror att det beror på att det fungerar, om än dåligt. Man är också rädd för att ta det här steget. Det är en investering, och det tar tid att implementera. Det finns en osäkerhet, så så länge det fungerar skjuter man det gärna på framtiden.

Men nu går utvecklingen så snabbt, speciellt med generativ AI. Vi kommer att se en explosion av ny teknik, så nu går det inte längre att stå utanför. Kärnan i allting är affärssystemet.

Vilken roll kan automatiserade verktyg spela för att möta ökade krav, som exempelvis ESG-rapportering?

Vi får mer och mer regleringar, speciellt inom EU, och vi har tappat konkurrenskraft, främst mot USA och Kina. För att vara konkurrenskraftiga är det väldigt viktigt att vi automatiserar och digitaliserar, särskilt när det gäller ESG-direktiv och rapportering. Det här måste ske för att vi ska vara effektiva, minska kostnader och bibehålla vår konkurrenskraft.

Fakturahantering och bokslut är ofta de mest tidskrävande uppgifterna på en ekonomiavdelning. Vilka risker finns det med att hantera dessa processer manuellt?

Naturligtvis uppstår det väldigt mycket fel. Ju mer manuellt du arbetar, desto fler fel får du. Dessutom blir rapporteringen fördröjd. Ju mer digitalisering och automatisering du kan använda, desto bättre kommer det att gå vid bokslutet och desto snabbare får du rapporteringen. Det här är en väldigt viktig faktor. Företag behöver relevanta och snabba beslutsunderlag.

"Det största hindret sitter i ledningsgruppen"

Vad tror du är de största hindren för att anamma digital transformation, och hur kan de övervinnas?

Jag tror att det största hindret sitter i ledningsgruppen. Man måste helt enkelt bestämma sig.

Svenska företag har haft en bra tillväxtperiod, och därför har det kanske inte setts som nödvändigt att effektivisera. Men nu går vi in i en annan tid, och att fortsätta skjuta på digitaliseringen är inte längre ett hållbart alternativ.

Hur kan digitalisering hjälpa företag att ligga steget före sina konkurrenter?

Processen måste ju effektiviseras och kostnadsmassan måste ner, särskilt nu när vi har ett högre ränteläge och högre kostnader. Vi måste effektivisera!

Vi vet genom undersökningar att så fort du börjar använda digitala underlag och automatisera processer, samt hantera digitala leverantörs- och kundfakturor, så sparar du både tid och kostnader. Dessutom kan du effektivisera ekonomiavdelningen och göra arbetsbelastningen lättare för de anställda, vilket kan bidra till ökad motivation. Det handlar också om att frigöra tid så att ekonomifunktionen kan arbeta mer med affärsutveckling.

Hur kan företag avgöra om deras nuvarande system stödjer deras tillväxt?

Jag skulle säga att man bör ställa sig frågan: Får vi relevanta beslutsunderlag i tid? Om svaret är nej, då är det tydligt att något behöver förändras. Vi måste förändra våra arbetsprocesser och implementera ny teknik, särskilt i affärssystemet, för att säkerställa att vi får relevanta beslutsunderlag i rätt tid.

Vad tror du gör att företag håller fast vid manuella processer trots deras ineffektivitet?

Jag tror att det beror på att det fungerar, om än dåligt. Man är också rädd för att ta det här steget. Det är en investering, och det tar tid att implementera. Det finns en osäkerhet, så så länge det fungerar skjuter man det gärna på framtiden.

Men nu går utvecklingen så snabbt, speciellt med generativ AI. Vi kommer att se en explosion av ny teknik, så nu går det inte längre att stå utanför utvecklingen.

"Företag som bestämmer sig – de lyckas."


Vad gör att vissa företag lyckas bättre med digital transformation än andra?

Jag tror att det handlar om beslutsamhet. Inom redovisningsbranschen och på ekonomiavdelningar ser vi att när företag väl har bestämt sig, då går det snabbt. Det kan ta ett till två år att genomföra förändringen, men det är en relativt kort tid i sammanhanget. Det handlar om att bestämma sig för att förändra processer och i vissa fall även affärsmodellen. När det beslutet är taget, då genomförs förändringen, även om det kan vara lite utmanande i början.

Vilka är de vanligaste misstagen företag gör när de försöker minska manuella arbetsmoment?

Ett vanligt misstag är att man utgår från befintliga arbetsprocesser och rutiner när man ställer krav på nya system. Istället för att tänka om och anpassa sig till nya, mer effektiva arbetssätt, försöker man ofta återskapa gamla processer i ett nytt system. Det resulterar i att man inte får ut full potential av digitaliseringen.

Slutligen, vilka är de viktigaste framstegen inom digitalisering som företag bör hålla koll på idag?

AI är den största utvecklingen just nu, särskilt generativ AI. Med verktyg som ChatGPT har vi bara sett början på vad som är möjligt. Det är svårt att förutse exakt hur utvecklingen kommer att se ut om fem år, men vi vet att det går snabbt och att företag inte har råd att stå utanför.

Det handlar om att börja implementera digitala underlag och automatisering nu. Med digitala underlag följer mycket metadata, vilket kan användas för att förbättra rapportering och skapa bättre beslutsunderlag.

Det finns egentligen inga begränsningar för vad vi kommer att kunna göra med den här tekniken i framtiden – och företag som vill vara konkurrenskraftiga måste vara med på tåget.