8 viktiga saker att tänka på när ni köper nytt affärssystem

Att byta eller köpa ett nytt affärssystem (ERP) är ett av de mest omfattande och affärskritiska besluten ett företag kan fatta. Valet påverkar inte bara IT-avdelningen utan hela verksamheten, från ekonomi och logistik till ledning och kundservice. Ändå är det vanligt att processen drivs av teknikfokus snarare än verksamhetsbehov.

I denna artikel går vi igenom 8 viktiga saker ni bör ha i åtanke när ni ska investera i ett nytt affärssystem, och varför valet av rätt lösning är avgörande för att kunna växa, fatta bättre beslut och frigöra tid i organisationen.

1. Utgå från verksamhetens verkliga behov

En vanlig fälla är att låta systemets funktioner styra beslutsprocessen, när det viktiga egentligen är att utgå från era utmaningar. Frågan ska inte vara ”Vad kan systemet?”  utan ”Vad behöver vi?”.

Identifiera era vardagsproblem först

Börja med att kartlägga de problem som faktiskt påverkar era nyckeltal, arbetsbelastning och affärsbeslut. Exempelvis:

- Har ni tydlig insyn i vad som driver er lönsamhet? Vet ni om det är storkunden med låga marginaler eller den mindre, återkommande kunden som faktiskt bidrar mest till resultatet?

- Hur mycket tid försvinner i manuella rutiner? Tar det timmar att rapportera? Måste attester jagas per mejl? Finns det beroende av Excel för budget, analys eller kontering?

- Hur säker är er lagerhantering? Kan säljaren lita på saldot i systemet, eller måste någon dubbelkolla i lagret? Hur hanteras inventering och spårbarhet?

Det viktiga är kort och gott att systemet ska lösa era utmaningar – inte skapa nya. Ett vanligt misstag är att låta ett "funktionstungt" system styra arbetsflödena, istället för att systemet anpassas efter verksamheten. Resultatet blir ofta en dyr lösning som kräver specialanpassningar – eller ett projekt som aldrig får fullt genomslag internt.

2. Tänk skalbarhet – växer systemet med er?

Era behov idag är viktiga, men glöm inte att fundera på hur behoven ser ut om tre år. Välj ett system som inte bara löser nuvarande utmaningar, utan som ger er flexibilitet att utvecklas vidare utan att behöva byta plattform igen. Ett affärssystem som fungerar idag kan bli en bromskloss i morgon. Många företag upplever att administrationen växer snabbare än omsättningen – och när affärerna ökar, gör även antalet fakturor, attestflöden, ordrar och rapportkrav det. Har ni redan idag svårt att hinna med analys och förbättringsarbete, så blir utmaningen inte mindre när volymen fördubblas.

Tillväxt ska inte skapa mer administration 

Det är lätt att tro att man “bara behöver fler händer” för att hinna med. Men tillväxt ska inte leda till fler Excel-filer, manuell dubbelkoll och ökad arbetsbelastning. Det ska gå att växa utan att kostnaderna och arbetsbelastningen skenar.

Fråga er:

→ Är vårt affärssystem byggt för framtida tillväxt – eller för nuläget?

→ Hur många manuella steg krävs för att hantera en dubblering av transaktioner?

→ Hur påverkas vår ekonomiavdelning av tillfälliga toppar, t.ex. kvartalsbokslut, inventeringar eller högsäsong?

3. Undvik personberoende – standardisera och automatisera

I många organisationer vilar avgörande rutiner och kunskap på en eller ett par nyckelpersoner. Ofta märks det inte förrän det är för sent: någon blir sjuk, byter jobb, eller så behöver ni snabbt skala upp med ny personal inför en kampanj eller högsäsong. Då blir det tydligt att processerna inte är tillräckligt tydliga eller förankrade, och att verksamheten står på skakigare ben än ni trott.

"Vi frågar Lisa, hon vet hur man gör"

Detta är exempel på en mycket vanlig fras, och det är också ett tydligt tecken på att företaget är beroende av tyst kunskap. När rutiner och systemanvändning bygger på individuella lösningar eller erfarenhet skapas risker. Till exempel:

- Ny personal behöver lång upplärningstid.

- Avvikelser hanteras olika beroende på vem som jobbar.

- Fel ökar – särskilt vid högt tempo eller frånvaro.

- Affärskritisk kunskap försvinner när någon slutar.

Det här blir extra tydligt inom ekonomi, lager och logistik där processerna är många, repetitiva och detaljtunga.

Person-oberoende = trygghet, kvalitet och skalbarhet

När processerna inte sitter i huvudet på enskilda medarbetare, utan finns samlat i systemet, skapas en robust verksamhet där alla kan bidra – oavsett roll eller erfarenhet. Det blir enklare att rekrytera, enklare att växa, och ni minskar risken för fel som påverkar kundupplevelsen eller affärsresultatet.

Kort sagt: När ni har ett system som kan automatisera och standardisera era processer, skapar ni en stabil grund för tillväxt även när interna eller externa förändringar sker.

4. Säkerställ att affärssystemet stödjer transparens och spårbarhet

I takt med att kraven ökar från kunder, myndigheter, investerare och ägare, räcker det inte längre att "ha koll på siffrorna". Ni måste kunna visa det snabbt, tydligt och på detaljnivå. Transparens och spårbarhet har blivit affärskritiska faktorer, och är inte längre något som bara påverkar ekonomiavdelningen eller kvalitetsansvarig. Det gäller inte heller bara finansiella rapporter utan hela kedjan: klimatpåverkan, lagernivåer, batch-nummer, leverantörsansvar och intern kontroll.

Externa krav – interna konsekvenser

Företag ställs idag inför ökade krav på:

• Hållbarhetsrapportering enligt CSRD.

• Klimatredovisning per Scope 1–3.

• Ekonomisk rapportering i olika format (t.ex. IFRS till moderbolag, K3 till revisorer).

• Spårbarhet i leveranskedjan, särskilt inom handel och import.

Om era rapporter kräver manuell datainsamling, konsolidering i Excel och individuella tolkningar är risken stor för både fel, förseningar och onödig resursåtgång.

Det handlar om mer än bara efterlevnad – det handlar om kontroll

Med tydlig spårbarhet och transparens i affärssystemet är det inte bara lättare att möta externa krav, utan ni får också bättre beslutsunderlag internt:

• Ni kan se vilka leverantörer som bidrar till höga klimatutsläpp.

• Ni upptäcker vilka produkter och batcher som ofta returneras eller reklameras.

• Ni ser direkt vilka affärsområden som inte presterar enligt budget, och varför.

Detta gör er inte bara mer proaktiva och snabbfotade utan också mer attraktiva som leverantör, arbetsgivare och samarbetspartner.

5. Systemet ska fungera för er, inte tvärtom

Ett affärssystem ska stötta era processer – inte tvinga er att anpassa verksamheten efter systemets logik. Trots det är det många företag som fastnar i rigida lösningar som kräver konsulthjälp för varje liten ändring, eller implementerar ett system som är svårt att använda och gör att användarna ger upp och går tillbaka till Excel. Då faller hela affärsnyttan.

Flexibilitet är en nyckel till effektivitet

Verksamheter förändras. Nya produkter, marknader, regler och arbetssätt uppkommer hela tiden. Ett affärssystem måste därför kunna justeras och utvecklas i takt med att ni växer och förändras utan att ni behöver starta ett nytt IT-projekt varje gång.

Fråga er när ni utvärderar ett affärssystem:

• Går det att lägga till egna rapporter, dimensioner eller affärsregler?

• Kan vi anpassa användargränssnitt och arbetsflöden utan konsulthjälp?

• Hur mycket styr systemet hur vi måste arbeta?

Användarvänlighet är inte en bonus – det är en förutsättning

Systemet måste vara enkelt att förstå och jobba i, även för nya användare. Det ska kännas logiskt, visuellt tydligt och lättnavigerat, oavsett om du sitter i ekonomin, på lagret eller i ledningen. Om användarna inte trivs med systemet kommer det att motarbetas, och då spelar det ingen roll hur kraftfullt det är.

Vanliga varningstecken:

• “Vi har det i systemet, men vi använder det inte”

• “Ingen vet riktigt hur man gör”

• “Vi löser det i Excel istället”

När systemet är lätt att förstå, logiskt att använda och anpassat efter era behov, händer något viktigt: det börjar användas fullt ut. Processerna följs, datan blir rätt från början och alla får tillgång till den information de behöver utan att dubbelkolla eller be om hjälp. Det är  också då ett affärssystem går från att vara en teknisk plattform till att bli ett verkligt affärsstöd.

6. Integration: Systemet måste kunna samarbeta

I många företag består IT-miljön av ett lapptäcke av system som byggts på över tid: ett CRM för sälj, ett separat faktureringsverktyg, ett fristående inköpssystem, ett lagersystem – och såklart Excel däremellan för att få ihop helheten. Resultatet av detta blir tyvärr ofta dubbelarbete, datamisstag och onödig tidsåtgång.

Detta kanske fungerar helt okej när volymerna är låga, men det räcker med några extra ordrar eller personalförändringar för att problemen ska bli tydliga. Exempelvis:

• En order går igenom i e-handeln – men syns inte i lagersaldot förrän dagen efter

• Kunddata måste matas in på tre olika ställen

• Leveransinformation saknas i ekonomisystemet och fakturan skickas för sent

• Analys kräver export från fem olika system och manuell sammanställning i Excel

Det tar tid, ökar risken för fel och skapar frustrerade medarbetare som hellre vill fokusera på sitt arbete än på att jaga information. Med integrationer slipper ni informationsluckor och manuella överföringar. Därför är det viktigt att säkerställa att det affärssystem ni överväger enkelt kan integreras mot system i er befintliga systemflora. Med ett affärssystem öppet för integration får ni istället en sömlös, effektiv och skalbar verksamhet där alla delar jobbar mot samma mål, oavsett system eller avdelning.

8. Tänk långsiktigt – inte bara på priset

När man står inför att investera i ett nytt affärssystem är det lätt att fastna i en jämförelse av licenspriser, implementationstider och funktionslistor. Men att stirra sig blind på inköpspriset kan bli ett dyrt misstag. Det är den totala nyttan och livscykelkostnaden som avgör vilket system som verkligen ger bäst avkastning på sikt.

Billigt kan bli dyrt

System med låg prislapp kan verka attraktiva på kort sikt, men ofta kräver de:

• Tilläggsmoduler för grundläggande funktionalitet

• Specialanpassningar för att matcha era processer

• Mer manuell hantering – vilket i sin tur binder personalresurser

• Tredjepartssystem för rapportering, lager, inköp eller projekthantering

Plötsligt har ni ett system som kostar mer i tid, frustration och ineffektivitet än vad det någonsin sparade i licens.

Titta på det verkliga värdet

När ni utvärderar affärssystem, fundera på vad ni faktiskt vill få för vinster av investeringen. Till exempel:

• Tidsbesparingar för ekonomi och administration

• Bättre beslutsunderlag, som i sin tur ger högre lönsamhet

• Färre fel och mindre risk – vilket sänker kostnader för misstag

• Nöjdare medarbetare och kortare onboarding – särskilt viktigt i tillväxt

Allt detta bidrar till ett lägre TCO (Total Cost of Ownership) även om systemet vid första anblick kostar mer än alternativen.

Ett affärssystem är en investering

Om det ni köper sparar 100 timmar i månaden, ökar kontrollen, minskar risker och hjälper er växa – då har ni inte bara köpt ett IT-system. Ni har också gjort en god investering i företagets framtida konkurrenskraft.