Vad innebär AI i affärssystemet? Så förändrar AI ekonomens vardag

Dagens företag bygger på data. I hjärtat av verksamheten finns ofta ett affärssystem, som hanterar allt från ekonomi och lager till logistik. Men trots att dessa system samlar in enorma mängder information, har utmaningen alltid varit densamma: att omvandla detta databerg till värdefulla insikter och smarta handlingar. Traditionellt har det krävts omfattande manuell analys och tidskrävande rapportering för att få ut den information som behövs för att fatta beslut.

Nu ser vi dock en stor förändring. AI håller på att omforma hur vi använder affärssystem. AI är inte bara en trend; utan redan nu en självklar del i ett modernt affärssystem.

Vad innebär AI i affärssystemet?

I den här kontexten handlar AI om att ge affärssystemet förmågan att "tänka" och fatta beslut. De mest relevanta teknikerna är:

Maskininlärning (ML)
Detta är kärnan i AI-integration. Genom maskininlärning kan systemet analysera historiska data för att hitta dolda mönster och samband. Ett bra exempel är hur AI kan lära sig att automatiskt kontera leverantörsfakturor genom att studera hur liknande fakturor har hanterats tidigare.

Prediktiv analys
Genom att använda insikter från maskininlärning kan AI göra framtidsprognoser. Systemet kan exempelvis förutse ett företags kassaflöde eller förutse efterfrågan på en specifik produkt, vilket ger en betydande fördel vid planering.

Naturlig språkbehandling (NLP)
Denna teknik gör det möjligt för systemet att förstå och bearbeta text och tal. I ett affärssystem kan NLP till exempel användas i en AI-assistent som du kan ge kommandon via text, eller för att analysera och kategorisera inkommande meddelanden.

Tillsammans skapar dessa tekniker ett system som är proaktivt, snarare än reaktivt. Det är inte längre bara en passiv databas, utan ett intelligent verktyg som hjälper till att styra verksamheten.

Exempel: Visma Nets AI-assistent

Ett tydligt exempel på hur AI implementeras i praktiken är Visma Nets AI-assistent, som finns integrerad direkt i affärssystemet. Assistenten fungerar som en intelligent partner som minskar den manuella arbetsbördan och bidrar till en högre datakvalitet. Du kan helt enkelt skriva vad du vill göra i systemet, så guidar assistenten dig rätt eller utför uppgiften åt dig.

AI-assistenten i Visma Net är utvecklad för att hantera återkommande och tidskrävande uppgifter:

Effektiv hantering av data: Du kan snabbt skapa nya kundprofiler, hämta uppgifter om leverantörers tidigare fakturor eller matcha inbetalningar mot fakturor.

Snabbare uppföljning: Istället för att navigera genom menyer kan du be assistenten att hämta kontoinformation, lista journaltransaktioner eller skapa kundfakturor.

Förenklad administration: Assistenten kan även hjälpa till med exempelvis lagerjusteringar, inventeringar och logistikuppgifter via enkla textkommandon.

Är AI viktigt för ekonomiavdelningen?

Frågan om AI faktiskt är relevant för ekonomiavdelningen dyker ofta upp. Men faktum är att fördelarna med att integrera AI i affärssystemet sträcker sig över hela organisationen, och syns inte minst på just ekonomiavdelningen.
De mest påtagliga fördelarna är:

Ökad effektivitet: AI automatiserar repetitiva och tidskrävande uppgifter. Med en AI-assistent frigörs tid som annars skulle ha spenderats på manuell datainmatning och verifiering.

Bättre beslutsfattande: Genom att analysera data i realtid kan system med AI-funktionalitet ge ledningen snabbare och mer korrekta underlag. Detta gör det möjligt att upptäcka finansiella risker eller nya affärsmöjligheter i ett tidigt skede.

Minskade kostnader: Genom optimerade processer, som smartare lagerhantering och minskad administration, kan företag sänka sina omkostnader och öka lönsamheten.

Vilka är riskerna? 

När man diskuterar AI i arbetslivet är det naturligt att det uppstår frågor. Ofta handlar det om att AI ska ersätta jobb, om hur den hanterar data och om den kan fatta opartiska beslut. Är dessa farhågor befogade?

Kommer AI att ersätta ekonomer?
Nej. Även om AI kan automatisera repetitiva uppgifter som kontering och dataverifiering, kan den inte ersätta den mänskliga bedömningsförmågan. En ekonom behövs för att tolka insikterna som AI:n ger, fatta strategiska beslut baserat på en helhetsbild av företaget och hantera undantagsfall som kräver kreativ problemlösning. Risken är inte att jobbet försvinner, utan att man inte anpassar sig. Genom att fokusera på analys och strategisk rådgivning kommer ekonomen inte bara behålla sin roll, utan bli en central röst i den strategiska styrningen.

Är min data säker?
Ja, med rätt system. I Visma Net är säkerhet och dataintegritet är en central del och vår inbyggda AI bygger på robusta säkerhetsplattformar och följer strikta regelverk, till exempel GDPR. All känslig finansiell data skyddas med avancerad kryptering och behörighetskontroller, vilket gör det minst lika säker som traditionella system. För att undvika risker är det viktigt att välja system från en etablerad leverantör som har säkerhet i fokus och som aktivt arbetar med att skydda data.

Kan AI fatta partiska beslut?
AI-modeller tränas på data och kan därmed återspegla eventuella fördomar som finns i datan. Exempelvis kan en algoritm omedvetet diskriminera om den tränas på data med ojämnheter. I affärssystem är dock risken minimal, eftersom systemet främst arbetar med strukturerade finansiella data och förutbestämda regler. För att undvika risker är det dock viktigt att regelbundet granska och verifiera de underliggande datakällorna. Arbetet med att säkerställa hög datakvalitet en grundläggande förutsättning för att kunna dra full nytta av AI:s potential. Dessutom är den mänskliga granskningen av AI:ns förslag den sista och viktigaste kontrollen för att säkerställa opartiska beslut.

Genom att använda AI i affärssystemet på rätt sätt kan företag istället förvandla en passiv oro till en aktiv möjlighet. Det handlar om att låta AI hantera siffrorna, så att ekonomiavdelningen kan fokusera på det som är viktigast - att skapa verkligt affärsvärde.