Nobis Hospitality Group går från höga kostnader till effektiv molnstrategi

Nobis Hospitality Group har övergått från dyra uppgraderingar till en smart molnstrategi med hjälp av Visma Net och samarbetet med vår certifierade partner Cloud Connection. Tack vare ömsesidigt engagemang och flexibilitet har detta partnerskap blivit en nyckel till framgång.

Nobis Hospitality Group är ett familjeägt företag som grundades år 1987 och har sedan dess etablerat sig på olika destinationer både i Sverige och utomlands. Företagets huvudsakliga verksamhet är hotellnäringen, och på varje hotell erbjuder de sina gäster en mångsidig upplevelse med olika restaurangalternativ. De har också nattklubbar, barer samt konferens- och eventlokaler i sin portfölj. Det är värt att notera att Nobis Hospitality Group inte är en kedja eller en franchise, vilket innebär att varje enhet inom företaget har sin egen unika karaktär och personlighet. En annan intressant detalj är att ett av hotellen i Stockholm är beläget i en historisk byggnad där det välkända Stockholmssyndromet ägde rum år 1973. Byggnaden är nu klassad som kulturarv och skyddas enligt lag.

Nobis Hospitality Group inledde sitt samarbete med vår partner Cloud Connection år 2020. De har sedan dess implementerat Visma Net till Nobis Hospitality Groups koncern, som inkluderar 24 bolag såsom Miss Clara, Café Opera, Operakällaren med flera. Idag jobbar Cloud Connection fortsatt med deras duktiga team för support och förvaltning av deras system.

Nobis Hospitality Groups utmaningar innan bytet affärssystem

Nobis Hospitality Group stod inför olika utmaningar när de behövde byta sitt affärssystem. År 2020, när coronapandemin bröt ut, låg ett stort fokus på att anpassa sig till marknadens förändringar och övervinna de svårigheter som pandemin medförde. Samtidigt löpte deras befintliga avtal med det gamla affärssystemet ut, och att förnya eller uppgradera det skulle medföra höga kostnader. Med tanke på den snabba digitala omställningen som pågick under pandemin började de överväga att migrera sina system till molnet. Dessutom kunde de inte integrera det gamla affärssystemet med sina övriga system, inklusive kassalösningar och liknande.

En annan utmaning som de stod inför var rapportering och uppföljning, där bristande kommunikation mellan olika system ofta tvingade dem att manuellt överföra bokföringssiffror. Detta ledde ibland till mänskliga fel.

Visma Net med integrationer mot kassorna har effektiviserat vardagen

Med Visma Net har Nobis Hospitality Group kunnat automatisera processer och minska risken för olika typer av fel. Partnern Cloud Connection har bland annat hjälpt de med att skapa en integration med deras egenutvecklade system som fungerar som en mellanhand för att ta emot och vidarebefordra data från både kassor och rapporteringssystem. Nu behöver de inte längre manuellt ta ut bokföringsrapporter från kassan och sedan mata in siffrorna i sitt affärssystem. Allt sker automatiskt. Tack vare denna lösning kan de idag hämta siffror i realtid i sina rapporter.

Bidragande faktorer till ett lyckat affärssystemsbyte

Victoria Nürnberg, ekonomiansvarig på Nobis Hospitality Group, har tidigare erfarenhet av att arbeta med flera olika affärssystem och anställdes på Nobis Hospitality Group precis när de skulle genomföra bytet av sitt gamla system. Därmed har hon fungerat som intern projektledare för detta projekt. Hon är övertygad om att framgången med systembytet till stor del beror på den nära dialogen hon hade med deras valda Visma Net partner, Cloud Connection, under hela implementeringsprocessen. Victoria menar att de varit lyhörda, visat en god förståelse för redovisningen och därigenom haft en djup insikt i de krav hon ställde på det nya systemet. Dessutom har partnern varit tydliga med deras förväntningar genom hela processen.

Victoria betonar också att det var särskilt positivt att deras partner ställde tydliga krav på kunden och att Nobis själva aktivt deltog i hela implementeringsprocessen. Hon understryker vikten av att förstå att Visma Net inte är en färdig produkt som enkelt kan användas direkt, utan att kundens engagemang är avgörande för att på bästa sätt få systemet att fungera enligt deras önskemål. Genom att vara involverad i implementeringen har Victoria och hennes kollegor idag en gedigen förståelse för hur systemet fungerar, vilket ger dem förtroende för de automatiseringar som har implementerats.

"När vi hade fått Visma Net på plats, jobbade jag nära vår partner Cloud Connection för att finjustera systemet och göra det anpassat efter våra behov. Det är viktigt att kunden uttrycker sina önskemål för att få koll på helheten."

- Victoria Nürnberg, Ekonomiansvarig på Nobis Hospitality Group

Att välja rätt partner avgör ett fortsatt gott samarbete

För Victoria och hennes kollegor har det varit av yttersta vikt att upprätthålla en god kommunikation med deras partner och leverantör. De känner en trygghet i att vara bekanta med alla på supportavdelningen och att supportteamet känner deras team på Nobis Hospitality Group. De har tillsammans regelbundna möten för att säkerställa att Nobis Hospitality Group fortfarande är nöjda och för att hjälpa dem att anpassa och optimera systemet enligt de föränderliga behoven. Victoria är mycket nöjd med supporten och har en stark tilltro till partnerns kompetens och erfarenhet.

"De har en support som svarar snabbt och är alltid behjälpliga. Konsulterna har bra koll på sina kunder och vi på vem som sitter på supportsidan. Det underlättar när vi kommunicerar över mail och telefon."

- Victoria Nürnberg, Ekonomiansvarig på Nobis Hospitality Group