Så gör du en behovsanalys inför att byta affärssystem

Sammanfattning: Att välja ett nytt affärssystem är ett företags största och viktigaste investeringar. Men hur garanterar man att man inte väljer fel? Nyckeln ligger i en grundlig behovsanalys. Denna guide i fem steg hjälper er i processen, från att involvera rätt personal, kartlägga era nuvarande processer och sedan tydligt definiera samt prioritera era framtida krav. Lär dig hur du skapar en kravspecifikation som blir din guide för att hitta ett system som blir en verklig tillgång för verksamheten, år efter år.

Grunden för ett bra beslut

Att välja ett nytt affärssystem är en av de största investeringarna ett företag kan göra. Men innan du ens börjar titta på system och leverantörer måste du ha en sak på plats: en grundlig behovsanalys. Utan den riskerar du att välja ett system som inte löser era verkliga problem. En väl genomförd behovsanalys är din guide genom hela urvalsprocessen och säkerställer att ni väljer rätt system för just er verksamhet.

Steg 1: Sätt ihop rätt team

Det första steget är att skapa en  projektgrupp. Se till att teamet består av representanter från olika avdelningar som dagligen kommer att arbeta i systemet. Detta kan inkludera personal från ekonomi, försäljning, lager, HR och ledning. Deras insikter är ovärderliga eftersom de kan identifiera flaskhalsar och ineffektiva processer som ledningen kanske inte känner till.

Steg 2: Kartlägg era nuvarande processer

Innan ni kan definiera era framtida behov måste ni förstå er nuvarande situation. Kartlägg era befintliga arbetsflöden från start till slut. Använd frågor som:

• Hur ser orderprocessen ut, från det att en kund lägger en order till dess att den levereras och faktureras?
• Vilka manuella steg tar tid?
• Vilka problem uppstår ofta? (Exempelvis felaktig data, dubbelarbete eller bristande kommunikation mellan avdelningar).
• Vilka system använder vi idag, och vilka av dem ska det nya systemet ersätta eller integreras med?

Steg 3: Definiera era framtida behov och mål

När ni har en tydlig bild av nuläget är det dags att blicka framåt. Använd informationen från kartläggningen för att definiera vad ni vill uppnå med det nya systemet. Dela in era behov i olika kategorier:

• Funktionella krav: De specifika funktioner som systemet måste ha. Det kan vara allt från avancerad lagerhantering och automatisering av fakturering till robusta rapporteringsverktyg. Dela in dessa i "måste-ha" och "bra-att-ha".
• Tekniska krav: Här definierar ni krav på plattformen. Behöver systemet kunna integreras med era befintliga e-handelssystem, banker eller CRM? Behöver ni ett molnbaserat system eller en lokal installation?
• Krav på support och utbildning: Hur viktig är tillgången till support på ert språk? Behöver leverantören erbjuda specifika utbildningspaket för er personal?
• Ekonomiska krav: Definiera en budget. Se till att ni inte bara har en budget för licenskostnaden utan även för implementering, utbildning och löpande underhåll.
  
  
  

Steg 4: Viktiga aspekter utöver funktioner

Utöver de rent funktionella kraven måste ni ta hänsyn till andra viktiga aspekter som avgör systemets långsiktiga värde och användbarhet.

• Användarvänlighet: Även det mest avancerade systemet är värdelöst om ingen vill använda det. Tänk på användarnas perspektiv. Hur intuitivt är gränssnittet? Kommer personalen snabbt att kunna lära sig systemet? Ett system som är svårt att använda leder i regel till motstånd och minskad effektivitet.
• Säkerhet och regelefterlevnad: I dagens digitala landskap är detta avgörande. Var kommer er data att lagras? Har leverantören certifieringar som garanterar hög säkerhet? Se till att systemet uppfyller alla relevanta lagar och regler, som till exempel GDPR.
• Skalbarhet och flexibilitet: Ett affärssystem är en långsiktig investering. Se till att systemet kan växa med ert företag. Kan ni enkelt lägga till nya användare eller moduler? Är det möjligt att anpassa systemet efter specifika behov i framtiden?
• Motstånd mot förändring: Var medveten om att ett systembyte kan mötas av motstånd. Involvera medarbetarna tidigt i processen för att öka engagemanget. Lyssna på deras feedback och ta deras farhågor på allvar för att säkerställa en smidig övergång.
  
  

Steg 5: Prioritera och dokumentera

Sammanställ alla krav i ett gemensamt dokument som kan delas med potentiella leverantörer. Se till att varje krav är tydligt beskrivet. Därefter prioriterar ni kraven. En bra metod är att använda en skala, till exempel:

• P1 - Kritiskt: En funktion ni inte kan vara utan.
• P2 - Viktigt: En viktig funktion som ger stor nytta.
• P3 - Önskvärt: En funktion som är bra att ha men som inte är avgörande.

Genom att prioritera underlättar ni inte bara för er själva, utan också för leverantörerna att förstå era viktigaste behov.

En väl genomförd behovsanalys är det allra första och viktigaste steget på resan mot ett nytt affärssystem. Det minimerar risken för felköp och ökar chanserna att ni hittar en lösning som blir en verklig tillgång för er verksamhet i många år framöver.

Nästa Steg: Välja en plattform

När ni har sammanställt och prioriterat era krav är nästa steg att utvärdera de system som bäst matchar er lista. För många företag som söker en modern, skalbar och molnbaserad lösning är Visma Net ett affärssystem som hamnar högt på listan. Systemets flexibilitet och breda funktionalitet, som sträcker sig från projektstyrning och logistik till ekonomi och rapportering, gör det väl rustat att hantera alla era behov. Att välja ett system som Visma Net innebär inte bara att ni får ett kraftfullt verktyg, utan också en plattform som kan växa i takt med er affär. Med en grundlig behovsanalys i ryggen och ett framtidssäkrat system på plats, tar ni ett stort kliv mot en effektivare och mer lönsam verksamhet.

Author: Maryam Dahan
Maryam Dahan är Product Manager på Visma Software. Maryam har lång erfarenhet inom affärssystemsvärlden och är expert på hur förändringar i marknaden och ny teknik påverkar företags strategier och verksamhet, både på lång och kort sikt.