Scandtap får kraft för tillväxt med Visma Net

Som ett premiumvarumärke specialiserat på rostfria blandare i premiumsegmentet har Scandtap snabbt blivit marknadsledande inom sitt segment i Norden tack vare sin höga produktkvalitet och sin moderna, skandinaviska design. Scandtaps expansion mot resten av Europa var på väg att bromsas upp på grund av begränsningarna i det befintliga affärssystemet.

Vår certifierade partner WH Group har hjälpt till att åtgärda detta genom att ge Scandtap den kraft de behöver för att växa genom att implementera affärssystemet Visma Net. 

Utmaningen: System som inte räcker till när verksamheten växer

Företag som växer snabbt upptäcker ofta att det befintliga affärssystemet inte längre räcker till för att stödja den fortsatta tillväxten. Ett av de här framgångsrika företagen är Scandtap.

Scandtap har växt snabbt sedan starten för tio år sedan och har på kort tid blivit ett starkt varumärke i Norden med ambitionerna att stärka sin position inom premiumsegmentet för kök och badrum ute i Europa och att öka omsättningen. Expansionen stötte dock på hinder i form av ett otillräckligt systemstöd som orsakade mycket tidsödande manuellt arbete. För att Scandtap skulle kunna växa och göra kunderna nöjda behövde de minimera både tiden de lade på sina processer samt felen den manuella hanteringen orsakade. Bolaget ville även kunna dra nytta av affären proaktivt. Till exempel genom att få ut tydligare och mer aktuell statistik för att kunna ta bättre affärsbeslut framåt.

Så här berättar Scandtaps COO Tobias Höglind om de utmaningar bolaget brottades med.:

”Bolaget har växt i en rasande fart och vår interna struktur hade inte riktigt växt fram i samma takt. Vi insåg att vi behövde en bättre struktur, och identifierade att vi var trångbodda i det befintliga affärssystemet och hindrades av dess begränsningar. Ska vi kunna ha tillväxt behöver vi ett system som tillåter det,” berättar Tobias. 

Ett stort problem var allt det manuella arbete som det befintliga systemet förde med sig. 

”Det mesta hanterades i Excel, och kundkorten var skapade som slides i PowerPoint. Det var varken praktiskt eller sökbart. Även lagret hanterades i en Excelfil, där vi räknade in- och utgående varje månad. Det var mycket svårt att beräkna behov, och det befintliga systemet kunde inte hantera inköp överhuvudtaget. Vi saknade dessutom statistikverktyg för att få insikter, och möjligheten att hantera produktdata var också begränsad. Vi behövde hantera mycket manuellt, vilket tar tid och kräver personal. Manuell inmatning orsakar dessutom ofta fel,” säger Tobias.

Vikten av att välja en leverantör som förstår branschen och kundens behov 

Vägen till ett nytt affärssystem började med en förstudie där Scandtap definierade sina processer och behov. Därefter gick bolaget vidare med att titta på lämpliga partners för systembytet. Visma Net kändes rätt som system, och att valet föll på WH Group som systempartner berodde mycket på förståelse och personkemi. 

”Efter att ha pratat runt dök WH Group upp som en rekommendation. När vi pratat med dem fick vi tidigt en känsla att det här var rätt för oss. När det är dags att skaffa nytt affärssystem är det vanligt att man som beställare ska tala om för leverantören vad man vill ha. Vi hade begränsad erfarenhet kring affärssystem och vi behövde någon som förstår vår business och som kan visa på alternativen utifrån det. Det har dom verkligen hjälpt oss med. WH Group både utmanat oss och guidat oss rätt", säger Tobias

Tobias fortsätter:

”Våra kontaktpersoner på WH Group har varit väldigt tydliga med våra alternativ och vilka som var för- och nackdelar med dem, och de försökte inte trycka på oss någonting som vi inte förstod. Vi kunde tillsammans resonera oss fram till vad som var rätt för oss utifrån det underlag vi fick av dem. Vi kände också att det här är människor som vi kan lita på och som ger oss rätt siffror kring investeringen så att inga extrakostnader dyker upp."

Resultatet: Effektivare processer och högre ekonomisk trygghet

Under samarbetet med Scandtap har WH Group implementerat det molnbaserade affärssystemet Visma Net. Det är ett mångsidigt och modernt affärssystem som låter företag integrera och digitalisera hela sitt flöde från inköp till försäljning, vilket ökar insyn och kontroll i affärsprocesserna.  

Med Visma Net som system för sina logistik- och ekonomiprocesser har Scandtap kunna effektivisera sina flöden och få mer kraft och tid över till att växa som önskat. Tack vare effektiviseringarna har personalbehovet minskat så att Scandtap inte har behövt anställa lika mycket personal på order och eftermarknad. De effektiviserade ekonomiprocesserna har även gjort ekonomihanteringen smidigare så att den kunnat minskas från en heltidstjänst till halvtid tack vare stödet i systemet. 

Förbättrade ekonomiprocesser med Visma Net

Efter implementeringen av Visma Net har Scandtaps ekonomiprocesser blivit både effektivare och mer automatiserade. Det nya affärssystemet har förbättrat samtliga ekonomiprocesser hos Scandtap, från in- och utbetalningar till leverantörsfakturahantering, redovisning och rapportering. Tidigare var många moment helt manuella, vilket både tog tid och ökade risken för fel.

”Alla processer gällande in- och utbetalningar gjordes manuellt innan Visma Net, så det har förenklat den hanteringen avsevärt. Vi sparar mycket tid i hela processen,” berättar Helena Liljebrunn, ekonomiansvarig på Scandtap.

En av de största förbättringarna har varit hanteringen av kostnader och lager. Tidigare beräknades lagervärden manuellt, vilket ofta ledde till fel och variationer i resultatet. Med Visma Net kan lagervärdet nu balanseras automatiskt, vilket säkerställer mer korrekta och aktuella värden för en tydligare och mer tillförlitlig ekonomisk överblick.

Den ekonomiska rapporteringen har också utvecklats markant. Med hjälp av det kraftfulla rapportmodulen i Visma Net har Scandtap fått insyn i allt från försäljning i olika valutor till artiklar och kedjor.

”Systemet är helt fantastiskt när det gäller statistik, tack vare rapportmodulen. Vi har nu tillgång till detaljerad statistik och analyser som gör beslutsfattandet både snabbare och mer datadrivet,” säger Helena.

Kontroll på lagret och nöjdare kunder 

Att gå över till Visma Net har även medfört fördelar när det kommer till order och distribution. Under implementeringen har WH Group hjälpt Scandtap att bygga ett inköpsverktyg i rapportmodulen. Det har gett Scandtap bättre koll på inköpen såväl som möjligheten att få ut värdefull statistik.

”Nu har vi stenkoll på lagret. Vi får informationen direkt, inklusive korrekt prisinformation till kunderna. Färre fel har lett till färre krediteringar och nöjdare kunder. Vi har rätt verktyg för att veta att vi har rätt saker i rätt tid, och kan få den statistik vi behöver för att ta bra beslut. Jag är glad att vi inte sitter i vårt gamla system nu när vi drar igång i Europa” säger Tobias Höglind.