Kunskapsskolan valde Visma Net för att ligga i framkant

Kunskapsskolan är en friskolekoncern som omsätter cirka 1,5 miljard. Företaget bedriver 36 grundskolor och gymnasieskolor i Sverige. Kunskapsskolans verksamhetsidé är att erbjuda en utbildning i framkant där eleven, dess mål och förutsättningar står i centrum. Med vår certifierade partner Exsitec implementerade Kunskapsskolan Visma Net som affärssystem, för att ligga i framkant.

Under 2020 förstod företaget att det var dags att ta ett grepp om sin ekonomiavdelning för att ligga i framkant kring digitalisering. Därmed implementerade företaget Visma Net som affärssystem.

Vägen till ett nytt affärssystem

Kunskapsskolan satt tidigare i ett relativt komplext ekonomisystem som blev för kostsamt att utveckla och digitalisera. Målet var att gå mot ett mer standardiserat system med hög kvalitet. 

“Vi tog hjälp av en upphandlingskonsult för att ta fram en kravspecifikation. Sedan skickades den ut till ett antal leverantörer och vi påbörjade en upphandling. Våra krav kring ekonomidelen är relativt enkla, men vi hade högre krav och med komplexa utmaningar gällande integrationer.”

- Åsa Bengtsson, Koncernredovisningschef

Kunskapsskolan valde att ta ett rejält omtag och implementerade Visma Net tillsammans med andra integrerade lösningar på samma gång. Anledningen var att de inte såg någon anledning att vänta och att lösningarna är så väl integrerade att de nästan upplevs som ett enda system. Detta möjliggjorde dessutom ett högt tempo i implementationen, då det endast krävdes en typ av projektmöte för alla delar istället för flera separata möten.

“Jag har jobbat som ekonom i över 20 år och jag trodde aldrig att jag skulle vara med om ett affärssystemsbyte på mindre än tre månader, och dessutom helt digitalt. Helt otroligt!”

- Åsa Bengtsson, Koncernredovisningschef

Implementationen var inte bara stor och snabb, företaget har genom lösningen också kunnat effektivisera sin verksamhet. Bland annat har rapporteringen fått sig ett lyft. Redovisningsavdelningen använder sig av rapportmodulen i Visma Net för att kunna göra jämförelser, rapporter, analyser och kontosammanställningar.  

En annan viktig del av lösningen är integrationerna. Bland annat finns det integration mellan Visma Net och företagets lönesystem. I lönesystemet finns bland annat alla anställningsnummer som skickat in till Visma Net. Dessutom finns det en integration till Schoolsoft. I Schoolsoft finns viktigt information om alla elever, med underlag som ska skickas till kommunen för att Kunskapsskolan ska få rätt skolpeng från kommunen.

“Vi kan genom att Visma.net pratar med Schoolsoft göra en export, import och fakturering. Väldigt smidigt sätt att arbeta på och det sparar oss tid. “

- Åsa Bengtsson, Koncernredovisningschef

Valet av leverantör

Kunskapsskolan valde att samarbeta med vår partner Exsitec som leverantör av Visma Net. 

“För mig är det viktigt att ha en bra personkemi med leverantören. Det är en stor risk att byta affärssystem och krävs mycket jobb. Det är därmed viktigt för mig att det känns som att leverantören kan vara ärlig och transparent, vilket jag direkt kände att Exsitec var.”

- Åsa Bengtsson, Koncernredovisningschef

Åsa berättar att även om de är väldigt nöjda som kund så har resan inte varit smärtfri. Att det uppstått problem menar hon är en naturlig del av processen och att det också var väntat. Det är en av anledningarna till att valet av leverantör, utöver valet av system, också ska kännas bra.

“Jag är väldigt nöjd med hur Exsitec har hanterar problem och svårigheter som uppstått längs vägen. När vi haft problem har de agerat väldigt snabbfotat och professionellt, något som är minst lika viktigt som att projektet flyter på.“

- Åsa Bengtsson, Koncernredovisningschef