Sammanfattning: Att välja ett nytt affärssystem är ett företags största och viktigaste investeringar. Men hur garanterar man att man inte väljer fel? Nyckeln ligger i en grundlig behovsanalys. Denna guide i fem steg hjälper er i processen, från att involvera rätt personal, kartlägga era nuvarande processer och sedan tydligt definiera samt prioritera era framtida krav. Lär dig hur du skapar en kravspecifikation som blir din guide för att hitta ett system som blir en verklig tillgång för verksamheten, år efter år.
Att välja ett nytt affärssystem är en av de största investeringarna ett företag kan göra. Men innan du ens börjar titta på system och leverantörer måste du ha en sak på plats: en grundlig behovsanalys. Utan den riskerar du att välja ett system som inte löser era verkliga problem. En väl genomförd behovsanalys är din guide genom hela urvalsprocessen och säkerställer att ni väljer rätt system för just er verksamhet.
Det första steget är att skapa en projektgrupp. Se till att teamet består av representanter från olika avdelningar som dagligen kommer att arbeta i systemet. Detta kan inkludera personal från ekonomi, försäljning, lager, HR och ledning. Deras insikter är ovärderliga eftersom de kan identifiera flaskhalsar och ineffektiva processer som ledningen kanske inte känner till.
Innan ni kan definiera era framtida behov måste ni förstå er nuvarande situation. Kartlägg era befintliga arbetsflöden från start till slut. Använd frågor som:
När ni har en tydlig bild av nuläget är det dags att blicka framåt. Använd informationen från kartläggningen för att definiera vad ni vill uppnå med det nya systemet. Dela in era behov i olika kategorier:
Utöver de rent funktionella kraven måste ni ta hänsyn till andra viktiga aspekter som avgör systemets långsiktiga värde och användbarhet.
Sammanställ alla krav i ett gemensamt dokument som kan delas med potentiella leverantörer. Se till att varje krav är tydligt beskrivet. Därefter prioriterar ni kraven. En bra metod är att använda en skala, till exempel:
Genom att prioritera underlättar ni inte bara för er själva, utan också för leverantörerna att förstå era viktigaste behov.
En väl genomförd behovsanalys är det allra första och viktigaste steget på resan mot ett nytt affärssystem. Det minimerar risken för felköp och ökar chanserna att ni hittar en lösning som blir en verklig tillgång för er verksamhet i många år framöver.
När ni har sammanställt och prioriterat era krav är nästa steg att utvärdera de system som bäst matchar er lista. För många företag som söker en modern, skalbar och molnbaserad lösning är Visma Net ett affärssystem som hamnar högt på listan. Systemets flexibilitet och breda funktionalitet, som sträcker sig från projektstyrning och logistik till ekonomi och rapportering, gör det väl rustat att hantera alla era behov. Att välja ett system som Visma Net innebär inte bara att ni får ett kraftfullt verktyg, utan också en plattform som kan växa i takt med er affär. Med en grundlig behovsanalys i ryggen och ett framtidssäkrat system på plats, tar ni ett stort kliv mot en effektivare och mer lönsam verksamhet.
Author: Maryam Dahan
Maryam Dahan är Product Manager på Visma Software. Maryam har lång erfarenhet inom affärssystemsvärlden och är expert på hur förändringar i marknaden och ny teknik påverkar företags strategier och verksamhet, både på lång och kort sikt.