1. Spara tid genom att minska fakturahanteringen
Fakturahantering är ofta en tidskrävande uppgift för ekonomiteam. Att manuellt skapa, skicka och följa upp fakturor, samt hantera påminnelser för sena betalningar, kan ta flera timmar varje vecka och skapa onödig stress. Detta stjäl också tid från mer värdeskapande uppgifter.
Ett modernt affärssystem automatiserar faktureringen, vilket innebär att fakturor skapas, skickas och följs upp automatiskt. Systemet sköter även betalningspåminnelser, vilket gör att ekonomiteamet kan spara tid och fokusera på strategiskt arbete – samtidigt som kassaflödet förbättras.
2. Undvik manuella rapporter - frigör tid för analys och strategi
Att sammanställa ekonomiska rapporter från flera system är ofta tidskrävande och kräver omfattande manuellt arbete. Många ekonomiteam ägnar flera timmar varje månad åt att samla in data och verifiera siffror för att säkerställa att rapporterna är korrekta och kompletta.
Med ett modernt affärssystem genereras nyckeltalsrapporter automatiskt direkt från hudboken och uppdateras kontinuerligt. Ekonomiteamet slipper den manuella hanteringen och kan istället ägna mer tid åt analys, vilket ger bättre underlag för strategiska beslut.
3. Minska administrationen kring utlägg och reseräkningar
Att hantera anställdas utlägg och reseräkningar manuellt (om än digitalt) kräver mycket tid och energi. Ekonomiavdelningen behöver ofta justera felaktiga eller ofullständiga rapporter, vilket kan vara både tidskrävande och påfrestande.
Med mobil utläggshantering i ett modernt affärssystem kan anställda enkelt rapportera sina utlägg och resor direkt från mobilen in i affärssytemet. Detta sparar tid genom att data kommer in korrekt från början och minskar behovet av manuella korrigeringar.
4. Reducera tiden för attestering av fakturor
Att attestera fakturor är ofta både tidskrävande och komplicerat, särskilt när flera godkännanden krävs i en specifik ordning. Manuell attestering, även i digital form, skapar lätt flaskhalsar och fördröjningar som påverkar betalningsprocessen i sin helhet.
Ett modernt affärssystem automatiserar fakturadistribution och attestflöden, vilket säkerställer att fakturor når rätt personer. Systemet tillåter automatiska godkännanden när fakturorna matchar korrekt, men flaggar snabbt vid avvikelser som hanteras enligt era anpassade regler. Detta effektiviserar betalningsprocessen och frigör tid. Med Visma Nets användarvänliga digitala signeringsfunktion minskar behovet av pappersarbete, och dokument kan godkännas snabbare – vilket påskyndar beslutsprocessen.
5. Agera på avvikelser istället för att lägga tid på att leta efter dem
Manuell identifiering av avvikelser sker ofta först efter att problemet har uppstått, och innebär tidsomfattande utredningsarbete från ekonomiavdelningen
I ett modernt affärssystem flaggas budgetavvikelser automatiskt, vilket ger er omedelbar insyn i områden som kräver åtgärder. Ekonomiteamet kan därmed agera snabbt och fokusera på att vidta åtgärder istället för att lägga tid på att spåra avvikelser.
6. Eliminera dubbelarbete med hjälp av integrationer
Företag som använder flera system för ekonomi, lager och kundhantering behöver ofta överföra data manuellt mellan systemen. Detta skapar dubbelarbete och ökar risken för fel, vilket slösar både tid och resurser.
Ett modernt affärssystem med öppet API kan enkelt integreras med andra system, vilket centraliserar all data på ett ställe. Det minskar behovet av manuella överföringar och sparar tid, samtidigt som ni får en mer komplett och korrekt överblick över verksamheten.
Summering
Moderna affärssystem som Visma Net frigör tid och ger ökad kontroll över era ekonomiprocesser. Här sammanfattar vi de viktigaste punkterna, men det är värt att notera att Visma Net erbjuder automation av över 100 olika rutiner, vilket effektiviserar arbetet och minskar manuella moment.
Dessa funktioner gör att ekonomiteamet kan minska administrationen och fokusera mer på strategiska initiativ.