Fakturahantering är ofta en tidskrävande process som kräver noggrannhet och uppmärksamhet. Hela 47% uppger att fakturahantering är den mest tidskrävande uppgiften i arbetsvardagen. Vanligtvis innebär det att man manuellt registrerar, granskar och godkänner fakturor. Med Visma Net sker detta automatiskt – systemet läser in fakturorna, matchar dem mot inköpsordrar och flaggar eventuella avvikelser.
Hur processen vanligtvis ser ut:
1. En faktura kommer in och registreras manuellt av ekonomiavdelningen.
2. Fakturan granskas och matchas med motsvarande inköpsorder för att säkerställa att beloppen stämmer.
3. Om det inte finns någon matchande order eller om summan avviker, behöver personalen granska fakturan manuellt och söka efter eventuella fel eller otydligheter.
Med Visma Net:
→ Med Visma Net kan fakturorna läsas in automatiskt och matchas mot inköpsordrar i systemet.
→ Om allt stämmer, går fakturan direkt vidare till bokföring och betalning.
→ Om en avvikelse upptäcks, t.ex. om beloppet inte matchar ordern, får ni en avisering där ni kan granska fakturan innan den godkänns. På så sätt behåller ni kontrollen samtidigt som den manuella hanteringen minimeras.
Resultat:
Automatiserad fakturahantering sparar cirka 5 minuter per faktura, vilket motsvarar över 8 timmar i månaden för en ekonomiavdelning som hanterar 100 fakturor. Genom att bara fokusera på fakturor med avvikelser kan ni använda er tid mer effektivt och säkerställa att allt hanteras korrekt.
Kontering är en annan tidskrävande uppgift, speciellt om varje faktura måste delas upp på olika konton. Med Visma Net kan ni skapa regler för hur olika typer av fakturor ska konteras, och systemet hanterar allt automatiskt – inklusive uppdelning på kostnadsställen när det behövs.
Hur processen vanligtvis ser ut:
1. Fakturan läses in och ekonomiavdelningen måste identifiera rätt konton och kostnadsställen.
2. För leverantörer där inköpen gäller olika konton, delas fakturan upp manuellt.
3. Varje rad granskas individuellt för att säkerställa att allt bokförs korrekt.
Med Visma Net:
→ Systemet konterar fakturor baserat på regler ni skapar.
→ Om en faktura från en specifik leverantör alltid ska delas upp, mellan exempelvis kontorsmaterial och IT-utrustning, hanterar Visma Net det automatiskt och skickar rätt direkt till huvudboken.
→ Om något oväntat inträffar, t.ex. om en faktura avviker från det normala mönstret – får ni en notis och kan granska den innan bokföring sker.
Resultat:
Ekonomipersonalen sparar upp till 70 % av den tid som annars läggs på manuell kontering. Istället för att lägga tid på repetitivt arbete kan ni fokusera på avvikelser och viktigare uppgifter.
Att hålla koll på förfallna fakturor och påminna kunder om betalning är en tidskrävande uppgift som ofta leder till osäkerhet i kassaflödet. Visma Net skickar påminnelser automatiskt, vilket minskar behovet av manuell uppföljning och hjälper er att få betalt i tid.
Hur processen vanligtvis ser ut:
1. Ekonomiavdelningen går igenom alla förfallna fakturor och identifierar vilka kunder som behöver påminnas.
2. Varje kund kontaktas individuellt med betalningspåminnelser.
3. Om betalning fortfarande uteblir, skickas ytterligare en påminnelse, vilket kräver upprepade kontroller och uppföljningar.
Med Visma Net:
→ Systemet skickar påminnelser direkt vid förfallodatum, och ni kan schemalägga fler påminnelser om betalningen inte kommer in.
→ Ni kan ställa in regler för hur många påminnelser som ska skickas och när de ska upphöra, vilket gör att kassaflödet blir stabilare utan manuell hantering.
Resultat:
Automatiserade påminnelser ökar sannolikheten att få betalt i tid och frigör timmar i månaden som annars läggs på att manuellt hålla koll på obetalda fakturor.
Bokföringsavstämningar kräver stor precision och tar tid, speciellt när många olika konton måste stämmas av. Dessutom är bokslut de perioder som kräver mest övertid från ekonomiavdelningen. Med Visma Net kan ni automatisera avstämningen, och systemet flaggar för eventuella avvikelser som kan behöva granskas.
Hur processen vanligtvis ser ut:
1. Ekonomiavdelningen går igenom konton, jämför saldon och identifierar eventuella avvikelser.
2. Om fel upptäcks, krävs en granskning av flera transaktioner för att hitta och korrigera problemet.
3. Processen är repetitiv och måste utföras noggrant varje månad för att säkerställa att huvudboken är korrekt.
Med Visma Net:
→ Systemet gör automatiska avstämningar baserat på era uppsatta regler och kontrollerar alla relevanta konton.
→ Om avvikelser uppstår, får ni en avisering med information om var felet kan finnas, så att ni snabbt kan åtgärda det. Detta gör att avstämningen går betydligt snabbare och blir mer tillförlitlig.
Resultat:
Automatiska avstämningar minskar arbetstiden med cirka 40 %, vilket betyder att bokslutet kan färdigställas snabbare och med högre precision, vilket är av stora vikt särskilt under intensiva bokslutsperioder.
Momsrapportering är en komplicerad uppgift som kräver att rätt data samlas in, kontrolleras och rapporteras. Med Visma Net kan ni automatisera processen från beräkning till rapportering, vilket minskar både tidsåtgången och risken för fel.
Hur processen vanligtvis ser ut:
1. Ekonomiavdelningen samlar in information från olika avdelningar och går igenom varje transaktion för att säkerställa att momsen redovisas korrekt.
2. Uppgifterna sammanställs manuellt i en rapport, vilket kan ta flera timmar beroende på mängden data och komplexitet.
Med Visma Net:
→ Systemet hanterar beräkningarna automatiskt och sammanställer rapporten utifrån transaktionerna direkt från huvudboken.
→ Ni får en färdig rapport redo för inlämning, och behöver bara granska om något oväntat inträffar.
→ Om avvikelser finns, flaggar systemet dem för enkel översikt och granskning.
Resultat:
Med Visma Net kan momsrapporteringen göras på halva tiden, och ni kan känna er säkra på att all data är korrekt och redo för inlämning. Genom att automatisera rapporteringen undviker ni de vanliga riskerna för fel som kan uppstå vid manuell hantering.